O Processo de Avaliação de Desempenho I: Design

Neste post vamos explicar como realizar um processo de avaliação de desempenho do ponto de vista técnico, primeiro de uma forma geral e depois ver como fazê-lo com o HRider.

O processo de Avaliação de Desempenho

O processo de Avaliação de Desempenho por Competências é um processo recorrente ao longo do tempo que tem como principal objetivo medir o desempenho de cada membro da organização nas competências de seu cargo. Num post anterior falamos sobre os 10 motivos para realizar uma Avaliação de Desempenho , que trata detalhadamente dos objetivos e motivações para realizá-la.

O primeiro passo para realizar uma Avaliação de Desempenho é decidir, para cada cargo, quais competências serão incluídas e qual o grau de exigência que cada uma delas exige. Em geral, para cada trabalho teremos dois tipos de competências:

  1. Competências Gerais . São habilidades não diretamente relacionadas a um trabalho específico. São competências que visam promover a cultura e os valores da organização, bem como requisitos que a organização pretende estender a todos os seus membros. Por exemplo: Trabalho em equipe, Honestidade, Comprometimento, etc.
  2. Competências Específicas . Habilidades necessárias para o trabalho. Eles podem mudar para cada trabalho ou exigir um nível diferente de demanda. Por exemplo, a posição “Comercial” pode exigir a competência de “Falar em Público” num grau superior ao da posição “Operador”.

Teremos, portanto, que compilar todas as competências que queremos avaliar para cada cargo, incluindo uma descrição da competência para cada competência juntamente com os seus graus de conformidade. Estas competências serão então utilizadas para criar as pesquisas com as quais cada membro da organização será avaliado.

O segundo passo é decidir para cada trabalho qual metodologia vamos aplicar: 90, 180, 270 ou 360 graus. O gráfico a seguir mostra visualmente a correspondência entre o número de notas e a função do avaliador:

Com efeito, a avaliação 360º é a mais completa e real que podemos fazer, pois é a que nos dá a visão mais completa de uma pessoa, mas como se pode imaginar é também a mais complicada tecnicamente de realizar. Uma pessoa avaliada pelo método 360º pode necessitar de pelo menos 8 pesquisas (autoavaliação, 1 chefe, 2 colegas, 2 subordinados, 2 clientes). Se multiplicarmos pelo número de pessoas, o volume de informação a gerir pode ser considerável, e por boas razões. para que tenhamos soluções técnicas especializadas como o HRider para tratar toda esta informação de forma ágil e segura antes de embarcar numa aventura destas dimensões.

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Uma vez decididas as competências e a metodologia aplicada a cada cargo, precisaríamos criar os modelos de pesquisa para cada cargo e distribuí-los entre os avaliadores para realizá-los.

Finalmente , uma vez concluídos os inquéritos, proceder-se-ia à recolha e análise dos resultados, tanto globais como individuais por pessoa, para os quais seria estabelecida pelo menos uma entrevista pessoal para discutir o relatório de resultados obtidos. com cada avaliado.

Desafios técnicos de uma Avaliação de Desempenho

Como vimos, a realização de uma Avaliação de Desempenho exige um importante planeamento e trabalho por parte do departamento de recursos humanos, que por vezes pode ser subestimado pelo resto da organização. Os principais desafios que devemos enfrentar para realizar uma Avaliação de Desempenho são:

O risco de falhar na gestão de uma Avaliação de Desempenho pode supor, além do desperdício inútil de tempo e recursos, gerar resultados equívocos ou parciais que levam a decisões incorretas, à perda de talento e competitividade de toda a organização, e à impossibilidade de fazê-lo novamente nos anos seguintes por medo do fracasso.

O processo de Avaliação de Desempenho com HRider

O processo de avaliação no HRider é gerenciado em 3 fases que são consistentes com as etapas descritas acima:

A seguir veremos como desenhar a avaliação e como configurar diferentes aspectos dela.
Nos próximos posts veremos o restante das fases e outros aspectos da solução que resolvem os desafios e dificuldades descritos acima de forma fácil e elegante.

Projetando uma avaliação

Para criar uma avaliação, devemos ter criado previamente a nossa organização, ou seja, os cargos que queremos avaliar e ter associado as pessoas que a formam a cada cargo. Teremos também definido as relações ou papéis entre as pessoas: superior, colega, subordinado e cliente.
Na aba “ ORGANIZAÇÃO ” podemos definir todas essas informações ou importá-las diretamente de um arquivo CSV, esses arquivos podem ser criados com Excel ou com um simples editor de texto. Em um post futuro discutiremos os detalhes da criação de uma Organização, bem como a criação e customização de modelos de pesquisa. Agora vamos nos concentrar no processo específico da avaliação.

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Depois de decidirmos quais cargos e quais pessoas serão avaliadas, podemos iniciar o processo criando uma nova avaliação. Na aba “ AVALIAÇÕES ”, clique no botão “ Novo ”, o editor de avaliação será exibido na fase “ Desenho ”, que serve para definir como será nossa avaliação, seus dados gerais e sua configuração, e como e quem iremos vamos avaliar.

Informações gerais

Os dados gerais permitem-nos identificar a avaliação e serão incluídos nos relatórios e inquéritos que realizamos:

– Código . Um código de identificação para a avaliação. Por exemplo: EVAL2014 1ºS

– Descrição . A descrição da avaliação. Por exemplo: AVALIAÇÃO PRIMEIRO SEMESTRE DE 2014

– Período . O período que a avaliação pretende avaliar. Por exemplo: de 01/01/2014 a 30/06/2014

Permissão “Acesso dos supervisores ao relatório dos seus subordinados”

Esta permissão permite que os supervisores controlem o acesso aos relatórios.
Se deixarmos esta caixa marcada, um supervisor poderá ver os resultados da avaliação dos seus subordinados, bem como todas as pesquisas que colegas e outras pessoas realizaram sobre eles. Em alguns casos pode ser interessante negar esta permissão, por exemplo, se quisermos manter total sigilo sobre os resultados das avaliações, ou se quisermos evitar que o supervisor veja as pesquisas que outros fizeram sobre a pessoa avaliada e impedindo-os assim de influenciá-lo ou condicioná-lo.

Número de avaliadores

Uma avaliação de desempenho 360º caracteriza-se pelo facto de cada pessoa ser avaliada por mais de 1 pessoa, conseguindo assim uma visão mais completa e real do que implicaria uma avaliação realizada apenas pelo superior imediato.
A partir do editor podemos definir a quantidade de colegas, clientes e subordinados que irão avaliar cada pessoa. Os colegas de uma pessoa são aqueles que ocupam o mesmo cargo.
Por exemplo, de acordo com a imagem anterior, numa avaliação 360º serão avaliados cada avaliador: 2 colegas, 2 clientes e 2 subordinados. Devemos acrescentar também a autoavaliação que sempre é realizada e a avaliação do seu superior imediato. Ou seja, para este exemplo, uma avaliação 360º de uma pessoa lançará no máximo 8 inquéritos, a menos que a pessoa tenha menos de 2 colegas, clientes ou subordinados.

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Peso da avaliação de acordo com a função do avaliador e a metodologia de avaliação

Além de decidir a quantidade de pesquisas que serão realizadas por avaliado, também podemos definir o peso de cada uma delas de acordo com a função do avaliador e o tipo ou metodologia de avaliação que será realizada.

O tipo de avaliação indica, através de graus, a metodologia a aplicar.
Pois bem, podemos selecionar cada metodologia e definir o peso que ela terá para cada uma das funções. A imagem a seguir mostra um exemplo para 180º:

Neste caso, a nota do orientador contribuirá com 70% para a nota final e a do grupo de colegas com 30%. Se 2 colegas avaliarem você, cada um contribuirá com 15% para a nota final. Caso a pessoa não possua colegas, a avaliação do orientador seria a nota final do avaliado.

Avaliação geral

Opcionalmente, o HRider permite definir notas para uma avaliação com base em faixas de pontuação. A imagem a seguir mostra um exemplo de classificações que variam de “Muito Ruim” a “Excelente”.

Se forem definidas qualificações, o relatório geral da organização e os relatórios individuais de cada pessoa também exibirão essas informações. A imagem a seguir mostra a seção Classificação de um relatório geral da organização.

Modelo e metodologia a aplicar a cada posição

Para finalizar o desenho da nossa avaliação, basta selecionar um modelo de pesquisa e uma metodologia específica (90, 180, 270 ou 360 graus) para os cargos que queremos avaliar na parte central do editor:

Com isso desenhamos os aspectos fundamentais da nossa avaliação. Os próximos passos serão gerar as pesquisas e planejar o envio por e-mail dos convites solicitando a participação dos avaliadores na avaliação. Para continuar salvamos e pressionamos o botão “Avançar”.

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Vimos como planejar a gestão de uma avaliação de desempenho e como desenhá-la com HRider. Na próxima edição deste blog terminaremos de ver como são realizadas as duas últimas fases do processo: envio de pesquisas e acompanhamento e fechamento da avaliação.

Vale lembrar que o HRider inclui assistência técnica em qualquer uma de suas modalidades. Basta acessar a ajuda contextual do HRider que você encontrará na barra de ferramentas e nos enviar sua dúvida ou sugestão, teremos o maior prazer em atendê-lo!